Każda księga wieczysta, elektroniczna, a także tradycyjna, zawiera wszelkie informacje dotyczące określonej nieruchomości. Wszelkie zmiany dotyczące tego obiektu muszą być uwzględnione i wpisane do odpowiedniego rozdziału księgi. Jeśli wskutek umowy sprzedaży, darowizny lub dziedziczenia zmienia się jej właściciel, nowy właściciel musi złożyć wniosek o ujawnienie swojego prawa własności w księdze wieczystej. Jeśli nie dopełni tego obowiązku lub dopełni go w sposób opieszały, a spowoduje to poniesienie przez kogoś szkody, wówczas ponosi on odpowiedzialność.
Wszelkiego rodzaju wpisów do ksiąg wieczystych dokonuje sąd rejonowy. Dokonywane są one na wniosek właściciela nieruchomości, użytkownika wieczystego, osoby, na której rzecz ma nastąpić, a nawet wierzyciela, w przypadku, gdy przysługuje mu prawo, które może zostać wpisane do księgi wieczystej. Wpis aktu notarialnego z wnioskiem osoby uprawnionej o dokonanie odpowiedniego wpisu może przekazać sądowi wieczysto-księgowemu także notariusz.
Notariusz, który sporządził umowę nabycia własności w formie aktu notarialnego, ma obowiązek przesłania wypisu aktu z wnioskiem o dokonanie wpisu nowego właściciela do sądu prowadzącego księgę wieczystą dla nieruchomości, która została sprzedana. Dokonać tego powinien w ciągu trzech dni od dnia sporządzenia aktu notarialnego.
Natomiast na sądzie, organach administracji rządowej i jednostkach samorządu terytorialnego spoczywa obowiązek zawiadomienia sądu wieczystoksięgowego o każdej zmianie właściciela nieruchomości, dla której została założona księga wieczysta.
Jeśli nieruchomość nie posiada jeszcze takiego dokumentu, wówczas wniosek i ujawnienie prawa własności prowadzi do jej założenia. Wniosek o dokonanie wpisu właściciela do księgi wieczystej składa się na urzędowym formularzu. Jednak wtedy, gdy wniosek o dokonanie takiego wpisu zawiera akt notarialny i przekazuje go do sądu notariusz, nie ma potrzeby wypełniania urzędowego formularza. W przypadku, gdy dla nieruchomości prowadzona jest elektroniczna księga wieczysta, wówczas wpis uważa się za dokonany, gdy zostanie zapisany w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych.